Arvete ja tšekkide automaatne arhiveerimine ei ole enam tulevik, vaid tänapäev

vesiir.ee

Algdokumentide arhiveerimine ja säilitamine on paras peavalu igale ettevõttele, kus tekib igapäevaselt palju ostutšekke ning arveid. Reeglina edastatakse need raamatupidajale, kes dokumendid käsitsi arhiveerib. Aga on ka lihtsam moodus – AccountStudio tarkvara võimaldab salvestada algdokumendid manusena vastava kande või dokumendi juurde, kaotades vajaduse nende eraldi arhiveerimiseks.

„Ostutšekkide ja arvete käsitsi arhiveerimine raamatupidamisprogrammis on kindlasti teema, mis tekitab paljudes ettevõtetes raamatupidajatele mõttetult suurt töökoormust ning väärtusliku tööaja kulu,” ütleb raamatupidamisettevõtte Vesiir OÜ juht ja omanik Enno Lepvalts.

Ta toob näiteks, et Vesiiri raamatupidajad on juba ligi pool aastat kasutanud uute vahenditega dokumendihaldust ja on muuhulgas digiarhiiviga väga rahul. „Lihtsustatult öeldes võimaldab uus lahendus kõik dokumendid manusena salvestada raamatupidamisprogrammi vastava kande või dokumendi juurde ja edasise võib unustada, sest kaob vajadus tegeleda edasi väliste algdokumentidega.”

Protsess on iseenesest äärmiselt lihtne – raamatupidaja saab elektroonilisel kujul tulnud dokumendi, olgu see siis e-arve, pdf, jpg või mõni muu formaat, lohistab selle raamatupidamisprogrammi, teeb dokumendi kohta kande ehk kirjendi ning ongi kõik! Selle lahenduse puhul ei ole esitatud dokumente vaja hoida kuskil eraldi failiserveris, vaid need jäävadki kenasti raamatupidamiskannete juurde. Nii on tagatud ka algdokumendi kiire leidmine, sest selle kohta tehtud kandes on struktureeritud info olemas ning leitav nagu iga teine finantsinfo.

„Ja võite on lisaks ajafaktorile palju,” nendib Lepvalts. „Esiteks on kõik dokumendid ühes raamatupidamise andmebaasis ning neist tehakse koos teiste raamatupidamisandmetega varukoopia.

Samuti dokumendid on leitavad sama lihtsalt ja kiirelt kui raamatupidamiskanne. Digiarhiivi lahendus ei maksa kasutajale midagi, kuna tegemist on ühega AccountStudio funktsioonidest ja see sisaldub tarkvara kasutustasus. Ja väga tähtis on ka, et kogu protsessi juures on täidetud kõik Raamatupidamise seaduse nõuded.”

Loe teenusest lähemalt SIIT.