Kiiresti kasvavate ettevõtete eripäraks on, et kui alguses on sissetulekuid ja väljaminekuid vähevõitu, siis juba aasta-kahega kasvavad need märgatavalt ning numbritega tegelemine nõuab aina rohkem tähelepanu. Üle 25-aastase kogemusega raamatupidamisbüroo Vesiir OÜ juht Enno Lepvalts räägib kiire kasvuga firmade riskidest ning ohukohtade lahendustest seoses raamatupidamise ja finantsjuhtimisega.
Kui alustava ettevõtte asutajatel ning juhtkonnal on algusest peale visioon kasvatada suure käibe ja kliendibaasi ning ehk isegi globaalse haardega firma, peaks Lepvaltsi sõnul kohe alguses mõtlema sellele, milline raamatupidamis- või äritarkvara veaks suurenemise kenasti välja. „Paraku läheb tavaliselt põhirõhk front-end tarkvarale ehk sellele, mida näevad ja kasutavad kasutajad. See tähendab siis mugavat kodulehte, CRM-i, e-poe müügitarkvara, klientide infobaasi või liidestusi finantsasutuste ja transpordifirmadega,” loetleb ta. Ja nendib, et loomulikult sellele kõigele tulebki rõhku panna, ent pahatihti unustatakse ära, kuidas toimub sealt tulenev andmehõive ehk andmete kogumine.
Lepvalts nendib, et sageli arvatakse, et kõige tähtsam on saada müügist laekuv raha „oma õuele” ning korralik käibekasv tähendab, et kõik on korras. „See ei ole tegelikult sugugi nii. Kui investeeringud on tehtud ning müük kasvab, järgneb sellele tavaliselt aruandluse vajadus. Kahjuks ei ole enamik kiiresti kasvavate ettevõtete algajad juhid aruandlusega üldse elus kokku puutunud. Lisaks sellele saavad nad mingil hetkel aru, et ei saa kogu vajalikku informatsiooni algelisest müügiprogrammist kätte, kuid peavad samas hakkama oma kulusid paremini juhtima ja investoritele aru andma. Viimast just siis, kui kasv pole toimunud enda teenitud rahaga, vaid kaasatud finantside abil. Investoritel on täielik õigus küsida, kuidas ettevõttel läheb ning nad tahavad näha, et kas lisaks toredatele müüginumbritele teenitakse ka piisavalt kasumit.”
Kui ettevõtte raamatupidamislahendus seda kõige välja ei vea ning andmehõive ei toimu läbimõeldult, ollakse suure probleemi ees ning võib tekkida info mõttes pudelikael. Halvimal juhul ei saadagi Lepvaltsi sõnul raamatupidamisandmeid süsteemist kätte, paremal juhul saadakse, ent see võtab palju aega ning energiat. „Seega on mõistlik panna raamatupidamisele algusest peale piisavalt suurt rõhku ning koguda julgemalt andmeid, mida hiljem võib vaja olla,” annab ta nõu. „Isegi kui alguses tundub, et infot on liiga palju ja milleks seda salvestada, võivad ettenägelikud algajad ettevõtjad juba poole aasta pärast endale selle eest pai teha.”
Hea raamatupidamisprogramm ei ole keeruline, vaid pakub rohkem võimalusi
Kui juhtub, et kasutusele võetud raamatupidamistarkvara on liiga niru, siis ei saa sellele ka hiljem vajalikke lahendusi juurde lisada ning ollaksegi käsist-jalust seotud. Ehk kui ettevõtte kasvab, müük suureneb hoogsalt ning kellelgi pole ajalist ressurssi eraldi raamatupidamisele mõelda, võib see lõppeda raamatupidamismeeskonna plahvatusliku kasvuga – just selliste inimeste lisandumisega, kes teevad käsitsi arvutite tööd. „Neid näiteid on omajagu, kus aruanded kipuvad ettevõtetes venima, investorid on pahased ja rahakraanid võidakse kinni keerata. Aga see ei oleks kindlasti nii, kui algusest peale on kogu finantsiline pool läbimõeldud ning ringi vaadatakse avatud pilguga,” räägib Vesiiri juht.
Ta lisab, et turul on täna olemas suurepärased instrumendid mitmekülgsete äritarkvarade näol, mille puhul on mõeldud just sellele, et ettevõtted kasvavad ja nende vajadused ajas suurenevad. „Kui veidigi tausta uurida, guugeldada ning nõu küsida, siis leiab kindlasti igale väikeettevõttele sobiva lahenduse, millel on võimekus kasvada koos organisatsiooniga. Kõige lihtsam on muidugi pöörduda oma küsimusega raamatupidamisbüroo poole, kes soovitaks parima võimaliku lahenduse. Ent ka siin tasub olla ettevaatlik! Kui büroo hakkab rääkima suurettevõttest unistavale juhile, et üht või teist lisavõimalust pole selle keerukuse tõttu vaja, tasub olla kahtlev. Mitmekülgsed raamatupidamisprogrammid ei ole mitte keerulised, vaid pakuvad rohkem võimalusi! Inimesed ei pea enam ammu numbreid kirjutama ühest programmist teise, selleks on arvutilahendused. Me elame siiski nutiajastul: arvuti liidab, mitte ei lahuta, sest arvuti ei oska lüüa lahku andmeid, millel pole täiendavaid tunnuseid. Selleks on inimene, kes jagab käsklusi ja paneb andmed enda kasuks tööle.”
Vajate abi oma ettevõtte raamatupidamise või dokumentidega seotud küsimustega? Helistage 502 5203, 680 6030 või kirjutage enno@vesiir.ee ja saame kokku!